Report:
Dokumenten-Management Open-Source
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Artikel aus Internet Professionell Ausgabe 11/2006
Author:
Thomas Wölfer
Damit im Netzwerk abgelegte Daten allen Anwendern ohne lange Suche zentral zugänglich sind, sollte
ein Dokumenten-Management-System zum Einsatz kommen.
Dokumenten- Management
 Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie viel Zeit des Arbeitstages die Suche nach Informationen kostet? Studien besagen, dass ein Arbeitnehmer im Durchschnitt rund 60 Prozent der Arbeitszeit mit der Informationssuche verbringt. In den wenigsten Firmen liegen alle anfallenden Dokumente in digitaler Form vor. Bei rund zwei Dritteln der Unternehmen dürfte das Verwalten von Informationen noch immer mit einem Papierchaos einhergehen. Erst mit Dokumenten- Management-Systemen (DMS) behalten Anwender den Überblick.
Daten erfassen und sichern
Dokumenten-Management dient Unternehmen zur Datenbank-gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente jeder Art - vorzugsweise aber Texten in verschiedenen Formaten. Ein DMS kann aber nicht nur Daten zentral ablegen und für alle Anwender zugänglich machen, sondern zugleich eine Versionskontrolle und das gemeinsame Arbeiten anDokumenten ermöglichen. Eng angelehnt an ein DMS ist die Verwaltung von Papierdokumenten, etwa eingescannten Rechnungen. Hier spricht man im Fachjargon von Schriftgutverwaltung (EDM, Elektronisches Dokumenten-Management). Während vollständig digital vorliegende Dokumente per Volltextsuche indiziert und mit beliebigen Suchbegriffen auffindbar sind, müssen Scans mit Metadaten archiviert werden. Diese sollten das Dokument eindeutig beschreiben, etwa mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum und mit den ausgewiesenen Artikeln. Nur dann führt eine Suche nach allen Rechnungen eines Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zum Erfolg.
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